Ovatko IT-laitteet organisaatiosi aikasyöppö?

IT-laitteiden hallinta on tärkeä osa organisaation toimintaa, mutta ilman selkeitä prosesseja voi laitteista huolehtiminen syödä merkittävästi resursseja. Tässä blogissa Service Account Managerimme Veera Runonen listaa yleisiä haasteita, joita erikokoiset organisaatiot kohtaavat arjessaan, sekä jakaa miten hän ja 3stepIT ovat mukana niitä ratkaisemassa.

Kuulostaako tutulta: Omien työtehtävien päälle on vaivihkaa tullut loputon määrä IT-laitteiden hallinnollisia tehtäviä; laitetilaukset, asennukset, päivitykset, tietoturvan varmistaminen, haittaohjelmien estäminen, uusien laitteiden budjetointi, yhteensopivuusongelmat, bugien ja häiriöiden ratkaiseminen, pois jäävän käyttäjän koneen metsästäminen, käyttämättömien laitteiden tyhjentäminen, laite-excelin päivittäminen... lista on pitkä.

IT-laitteiden hallinta, tai niiden hallitsemattomuus, voi tuntuvasti hidastaa prosesseja ja vaikuttaa organisaation tehokkuuteen ja tuottavuuteen. Teknologia on mahdollistaja, mutta kun laite tai järjestelmä ei toimi, moni asia junnaa paikallaan ja työt jäävät tekemättä.

”Organisaatiot käyttävät paljon aikaa ja resursseja IT-laitteiden hallintaan. Suurilla työllistäjillä on käytössä IT-tuki, joka ratkoo kuukausittain satoja tukipyyntöjä. Mutta entäpä pienet ja keskisuuret organisaatiot? Kenen pöydälle ad hoc -tehtävät päätyvät? Onko se ajankäytöllisesti järkevää?” 

Viimeisimmässä Tilastokeskuksen työolotutkimuksessa kävi ilmi, että 49 % palkansaajista kokee viikoittain katkoksia työssä tai viivästyksiä työn aloittamisessa tietoteknisten ongelmien vuoksi – tätä toki kannattaa ennaltaehkäistä. Huonosti toimivasta tekniikasta tai laiterumban epäjärjestelmällisestä pyörittämisestä syntyy piilokustannuksia – ja turhautumista.

Kolme yleistä laitehallinnan haastetta organisaatioissa

Tässä kolme tyypillistä laitteiden hallintaan liittyvää pulmaa, joita palvelupäällikkönä ratkon yhdessä asiakkaidemme kanssa.

01 Vanhojen laitteiden korvaaminen uusilla. Laitteiden uusiminen voi olla monimutkainen prosessi, johon liittyy useita vaiheita. Prosessi voi pitää sisällään vanhojen ja palautettujen laitteiden etsimistä eri paikoista, vanhojen laitteiden tietoturvaamista ja vastuullista käytöstä poistoa sekä uusien laitteiden rahoittamista, hankkimista ja integrointia olemassa oleviin järjestelmiin. Jos selkeää tietoa kaikista vanhoista laitteista ei ole, käyttäjän kone voi olla sekä riski organisaation luottamuksellisen datan tai henkilötietojen kannalta, että tiputtaa käyttäjän tuottavuutta omassa roolissaan.

02 Laitekäyttäjien tiedonhallinta. Usein organisaatioilla on laitteiden ja käyttäjien tietoja monissa eri järjestelmissä, mikä voi olla hankalaa hallita. Kun tiedot kootaan yhteen, kokonaisuuden hahmottaminen helpottuu merkittävästi. Samalla esimerkiksi laitteen kulua sen optimaalisen elinkaaren aikana voidaan kohdistaa todellisen käyttäjän yksikölle, sillä muutostilanteet ovat väistämättömiä.

03 Laitesiirrot muutostilanteissa. Organisaatioille voi myös syntyä tilanteita, kuten IT-palveluntuottajan vaihdoksia, järjestelmämuutoksia tai talousrakenteen uudistuksia. Myös esimerkiksi yrityskauppojen yhteydessä tarvitaan apua niin uusien hankintojen toimintatavan, kuin siirtojenkin kanssa, koska olemassa olevat laitteet siirtyvät uuden haltijan nimiin tai toiseen toimintamalliin.

Kilpailuetua laitteiden hankinnasta ja hallinnasta

Edellä mainittuja ongelmia yhdistää yksi työkalu, joka on erityisen hyödyllinen niiden ratkaisemisessa. Nimittäin Asset-käyttöomaisuusrekisteri, jonka avulla organisaatiot voivat pitää kirjaa laitteista, niiden tilasta ja integroida rekisteriin tietoja eri järjestelmistä. Yhteyksiä voidaan muodostaa vaikkapa Microsoft Intunen, organisaation käytössä olevan IT-tuen hallintatyökalun, tai asiakkaan oman ERP-järjestelmän kanssa. Vaikka IT-päälliköt tai talousosaston asiantuntijat vaihtuisivat, selkeä toimintamalli säilyy.

Kuulen asiakkailtamme usein positiivista palautetta laiterekisteristä ja heitä palvelevan tiimin asiantuntemuksesta, mikä auttaa asiakkaita keskittymään omaan liiketoimintaansa ja taklaamaan suunnitellusti muutosvaiheiden haasteita. Olemme myös erityisen ylpeitä korkeasta Net Promoter Score -lukemasta, ja siitä, että asiakkaamme kokevat työmme tuovan heille lisäarvoa tarjoten ratkaisuja, jotka vastaavat heidän tarpeisiinsa sekä auttavat menestymään.

Kiitos kuuluu erityisesti kaikille asiakkaillemme, jotka osallistavalla yhteistyöllä ovat olleet avainasemassa kehittäessämme kiertotalous- ja elinkaaripalvelujamme, jotta erikokoiset organisaatiot erilaisilla tarpeilla voivat hallita IT-laitteitaan tehokkaasti. Jatkamme innolla työtä tämän tavoitteen eteen, sillä uskomme, että vain yhteistyöllä voimme saavuttaa enemmän sekä rakentaa parempaa tulevaisuutta välttämällä elektroniikkajätettä ja siitä syntyviä hiilidioksidipäästöjä.