- elokuuta 28, 2020
Jatkuva muutos ja rajalliset taloudelliset resurssit haastavat kuntakentän toimintaan. Soten kustannukset, eläköitymisen ja väestönmäärän lisäksi riesaksi tuli myös korona. Tämä on aiheuttanut painetta toiminnalle ja rahoitukselle. Tällä tiellä ollaan vieläkin. Voisi sanoa, että rahan suhteen todellista kilpailua niukkuudesta. Vaikka tilanne on vaikea tai oikeastaan tukala, niin ongelmista voi löytää myös mahdollisuuksia.
Tarkan talouden aikana on edessä kulukuuri ja jokaisen kustannuksen arviointi. Tämä tarve avaa luonnollisen tilanteen kartoittaa eri toimipisteet, palvelut, laitteet, kalusteet ja muu irtaimisto sekä arvottaa ne työntekijöiden tai palvelun mukaan. Tämä työ toki tuntuu vaikealta ja jopa toissijaiselta kriisin keskellä, mutta se kannattaa tehdä.
Syklinen hankintakulttuuri meidän kaikkien työkaluna
Asiakkaamme ovat haastaneet meitäkin uusiutumaan. Olemme luoneet yhdessä kuntien ja yhteistyöverkostomme kanssa syklisen hankintakulttuurin. Selkeän toimintamallin, jossa kokonaisuus sekä kustannukset huomioidaan uudella tavalla. Painopisteenä toimintamallissa on ympäristö kokonaisvaltaisesti ja sen käyttäjät, huomioiden toiminnan vaatimukset. Syklinen hankintakulttuuri ei ole vain sitä, että siirrytään irtaimiston hankinnan ajattelussa kuukausipohjaiseen kustannukseen tai leasingiin tai määriteltyihin vaihtoväleihin. Se on paljon enemmän.
Syklinen hankintakulttuuri on nimensä mukaan kulttuuri, joka huomioi kunnan laatiman strategian, työntekijät, tarpeet ja muodostaa näistä kokonaisuuden. Syklisen hankintakulttuurin perusta on tarkka tieto käytössä olevista laitteista, palveluista, kalusteista ja myös käyttäjien tarpeesta. Käyttäjien tarpeet on todellakin oikeasti syytä selvittää, jos ne eivät jo ole tarkasti tiedossa.
Eikä kyse ole todellakaan siitä, mitä kukin haluaa. Tahtotiloja on satoja. Kyse on siitä mitä tarvitaan työn tekemiseen sujuvasti, huomioiden käytössä oleva resurssit. Käytännössä kartoitus ja miljöön suunnittelu ovat melko yksinkertaisia asioita. Tulokset näkyvät ja tuntuvat nopeasti. Parhaan palautteen saa käyttäjiltä.
Irti yllättävistä hankinnoista
Kartoituksessa siis kirjataan käytössä oleva irtaimisto toimipiste ja työntekijäkohtaisesti ylös. Näin tiedetään mitä käytössä on ja missä, sekä niiden arvo ja mahdollinen uusimistarve. Tämä avaa ikkunan tulevaisuuden hankintojen aikatauluille. Miljöön suunnittelussa taas käydään läpi toimialueet ja toimipistekohtaisesti kartoitetaan työntekijöiden tai käyttäjien tarve. Näin syntyy suunnitelma siitä mitä laitteita, palveluita ja kalusteita toimialueet ja toimipisteet tarvitsevat työn suorittamiseen.
Kartoituksen ja miljöön suunnittelun avulla tiedetään mitä tarvitaan, missä tarvitaan, miksi tarvitaan ja koska tarvitaan. Näin voidaan varautua tuleviin hankintoihin, eivätkä ne tule yllätyksenä. Samalla ekstrana työtyytyväisyys ja työn tekemisen teho kehittyvät. Hymykin saattaa lisääntyä :-). Samalla voidaan arvioida tarvetta koulutukselle sekä muita henkilöstön tyytyväisyyttä tuottavuutta nostavia toimenpiteitä. Kehityskohteitahan sitten kuuleekin tekijöiltä, jos muistaa kysyä.
Hyvin toteutetut miljööt toteuttavat strategiaa
Kartoitus ja miljöön suunnittelu tehdään luonnollisesti vastamaan strategioissa valittuja suuntia ja ohjeistuksia. Vaikeina aikoina strategia on tärkeämpi toiminnan jatkuvuudelle kuin koskaan. Tämä koskee niin kuntaa kuin kunnan toimialueita. Strategia ohjaa ja muistuttaa suunnasta joka on yhteisesti valittu. Joko teille on tehty strategisen ja operatiivisen arvovirran selvitys hankintojen osalta?
Edellä kuvatut toimet saattavat tuntua työläiltä ja vaikeiltakin. Helpottaakseen läpivientiä 3stepIT on kehittänyt hyödyllisen toimintamallin. Se ohjaa yhtenäisen ja toimivan kokonaisuuden muodostumiseen. Malli ei ota sinänsä kantaa eri tehtävien suorittajaan, vaan antaa selkeän näkymän toimintamallin eri kohtiin. Näkymän pohjalta suunnittelu, toteutus ja valvonta helpottuvat.
Kun toimitaan sovitun toimintamallin mukaan, on lopputuloksena toimiva miljöö. Tiedetään, mitä on missäkin, jalaitteet ja palvelut vastaavat tarvetta. Kustannukset toteutuvat suunnitellusti kuukausittain kohdentuen toimipistekohtaisesti. Kustannuksia voidaan todellisen käyttäjän mukaan muuttaa, eivätkä hankinnat t yllätä budjetin laatijaa.
Työskentelemme oppimiljöön, terveysmiljöön ja ympäristömiljöön kehittämiseksi. Kysy rohkeasti aiheesta lisää allekirjoittaneelta!
Erkki Kondelin
johtaja, julkinen sektori, 3stepIT
