Kuinka IT-elinkaari ja vuokrarahoitus auttavat säästämään tulostusratkaisuissa(kin)?

Tulostamisen vähentymisestä ja paperittomasta toimistosta on puhuttu vuosikymmeniä. A4-tulosteiden määrän kasvu on pysähtynyt kuitenkin vasta viime vuosina.  

Kuitenkin tulostusympäristöjen monimutkaisuus on säilynyt. Turvatulostusratkaisut ovat arkipäivää. Tulostustarvikkeita hankitaan edelleen. Laitteet ovat yhteydessä sisäisiin ja ulkoisiin tietoverkkoihin. Tulostimissa on sisäinen muisti ja kovalevy. Ympäristönäkökulma on laajentunut paperin käytön ja energiakulutuksen rajoittamisesta tulostimen elinkaaren aikana kertyvän jätteen määrään.

Toisaalta yksi trendi on pysynyt. Tulostusratkaisuja hankkiessaan asiakas ei voi välttää keskusteluja rahoituksesta, vuokrauksesta tai senttiä per lappu -hinnoittelusta. Olen ollut edustamani yrityksen palvelussa kaksitoista vuotta ja nähnyt monenlaista variaatiota. Uskallan väittää, että monilla voi olla huonoja  kokemuksia tulostimien liisauksen läpinäkyvyydestä.

Yksittäisten laitteiden hankinta harvoin muodostuu ongelmaksi, mutta esimerkiksi kuntatasolla ja isommissa organisaatioissa, kun laitekirjo on mittava, saattaa laitteiden käyttö ja ylläpito sekä teknologian ajantasaisuudesta huolehtiminen aiheuttaa päänvaivaa. Nostan alla esiin muutaman yleisen ongelmakohdan ja ehdotan niihin tietenkin fiksuja ratkaisuja.

Miten tulostusratkaisuista saadaan täysi hyöty?

Ensimmäinen steppi on tulostusinfrastruktuurin optimointi. Mieti laitteiden sijainti työntekijöiden tarpeiden, liikehdinnän ja tulostustöiden luonteen perusteella. Selvitä A3- ja A4-tulosteiden todellinen määrällinen tarve. Mieti vasta tämän perusteella, minkäkokoisen rungon tarvitset? Saatat kuulla pakottavasta A3-tarpeesta, vaikka tulosteiden määrä on muutamia hassuja kappaleita kuukaudessa.

Seuraava steppi on hallinta. Yksi kaipaa vain helppoutta ja huolettomuutta, toinen myös kattavaa näkyvyyttä, jatkuvuutta ja laitteiston valvontaa. Käyttötietojen ja analytiikan ansiosta esimerkiksi väriaineiden tarve tunnistetaan automaattisesti. Saatat haluta myös näkyvyyden koko asiakirjaympäristöösi ja voisin kuvitella monia kiinnostavan myös laitekohtaiset tulostusmäärät.

Kolmas steppi on miettiä laitteen elinkaarikustannusta. Elinkaarikustannusten laskeminen, ja siksi myös vertaileminen, voi olla hankalaa. Tästä syystä kilpailutuksissa usein vertaillaan laitteita pelkän hankintahinnan perusteella. Ostohinnaltaan alhaisin tuote ei usein olekaan elinkaarikustannuksiltaan edullisin.

Miten elinkaarikustannukset lasketaan?

Elinkaarikustannusten määrittelyn lähtökohta on elinkaaren pituus. Lain mukaan tuotteen käyttöiän – eli elinkaaren pituuden – määrittelee valmistaja. Hankintahinta korreloi usein elinkaaren pituuden kanssa. Laadukkaammista ja samalla kalliimmista osista valmistettu tuote kestää pidempään, jolloin valmistaja takaa sille pidemmän elinkaaren. Hankinnan yhteydessä onkin tärkeää arvioida myös laitteen käyttötarpeen pituutta.

Elinkaarikustannukset saadaan selville, kun hankintahintaan lisätään käyttöönotto sekä elinkaaren aikana syntyvät huolto-, korjaus- ja varaosakustannukset. Jos esimerkiksi laitteen A hankintahinta on 1400 euroa ja elinkaari 3 vuotta. Laitteen B hankintahinta voi olla 2000 euroa ja elinkaari 6 vuotta. Edullisemman laitteen, eli A:n, elinkaarikustannuksiin pitää kuitenkin laskea hankintahinta ja käyttöönotto kahteen kertaan, jotta se on verrattavissa B:hen. Pidemmän elinkaarensa ansiosta kalliimpi laite tulee elinkaarikustannuksiltaan edullisemmaksi, vaikka molemmille laitteille laskisi samat huolto-, korjaus- ja varaosakustannukset.

Leasing, vuokraus tai senttiä per lappu

Suurissa ja pk-yrityksissä sekä julkishallinnossa kannattaisi panostaa tulostuksen hallintaan ja ottaa käyttöön elinkaarimalli, jotta tulostus saadaan paremmin mitattavaksi ja hallinnoiduksi kokonaisuudeksi yhdessä muun tietotekniikan kanssa. Tulostuslaitteiden ja -palvelun vakioinnilla saadaan kustannuksiin ja toiminnantehokkuuteen aivan uudenlaista hallittavuutta. Voiko laitemäärää jopa pienentää? Käsittääkseni kyllä – tuntumani mukaan laitteet ovat alikäytöllä ja laitemäärä on kasvanut ajan kuluessa.

Organisaatioissa toimitaan usein tulostuksen ja kopioinnin osalta niin, että jokainen yksikkö hoitaa laitehankintansa itse. Keskittämällä ja yhdenmukaistamalla hankintoja saataisiin varmasti säästöjä aikaan, sillä paria kolmea huolellisesti valittua laitetyyppiä enempää tuskin tarvitaan. Mitä vähemmän erilaisia laitteita, sitä vähemmän tarvitaan erilaisia väriaineita ja muita tarvikkeita.

Olkoon hankintamalli mikä tahansa, muutama periaate on hyvä pitää mielessä:

1. Oletetaan käytettävän kiinteää 48 kuukauden vuokra-aikaa
   a.    Vuokrakauden jälkeen laitteen pääoma on pienentynyt. Itse laitteen jatkovuokra pitää olla leikattu, merkittävästi alaspäin.
   b.    Voit myös sopia laitteen lunastushinnan. Miksi? Jos sovitte lunastuksen olevan esimerkiksi x % ostohinnasta, voit lunastaa laitteen itsellesi. Jos toimittaja tarjoaa sinulle nykyisestä koneesta enemmän kuin x %, saat ostajana suoran hyödyn.
   c.    Jos summa ei ylitä x %, voit palauttaa laitteen 3stepIT:lle.
   
   
2. Voit myös unohtaa määrämittaisen vuokra-ajan ja seurata laitteen käyttöaikaa. Ratkaisu on tällöin esimerkiksi 36 kuukautta + jatkovuokrat 3 kk välein. Vaihtoehto tarjoaa kolmen vuoden jälkeen kvartaaleittain mahdollisuuden palauttaa hyödyttömäksi jäänyt laite. Kun vertaat 36 kuukautta + jatkovuokria 12 kk, maksat leikatuilla jatkovuokrilla joustomahdollisuudesta erittäin vähän.
   
   
3. Ylläolevilla periaatteilla pärjäät, kun pyydät ostohinnan erikseen ja palvelut (huoltosopimuksen) erikseen. Näin tiedät mitä palvelu maksaa ja mitä rauta maksaa kilpailutuksessa. Raudan hintaa ei piiloteta palveluihin tai toisin päin. Myöskään palvelukustannukset ja rautakustannukset eivät mene sekaisin.
   
   

3stepIT:n elinkaarimallissa yhdistyy laiterahoitus ja -vuokraus laitteet palveluna -mallin helppokäyttöisyyteen. Suurin ero ilmenee vuokrakauden päättyessä, kun teknologia on aika uusia. Tulostusteknologia ei ole ikuista. Tämä tulee ottaa huomioon jo ensimmäisen hankinnan aikana. Meidän toimintamallissamme laitteiden suunnitelmallinen uusiminen ja vanhojen laitteiden vastuullinen kierrätys ovat keskiössä. Me autamme myös varmistamaan, että tulevat investoinnit ovat suunnitelmallisesti johdettuja.

Yksittäisistä investoinneista kohti kokonaisuuden kehittämistä

Syklinen hankintakulttuuri on koko organisaation läpäisevä palvelu, joka perustuu hyvin suunniteltuun ja järjestettyyn kokonaisuuteen. Syklisen hankintakulttuurin tuottama arvo ja hyöty on budjetoinnin ja jatkuvuuden huomiointi jo alkuperäisen hankinnan yhteydessä, olipa kyse IT-teknologiasta, irtaimesta käyttöomaisuudesta tai niiden muodostamasta kokonaisuudesta.

Investoitaessa tulostusteknologiaan kannattaa siis yhdistää eri tarpeet, mutta erotella laitteet, palvelut ja niiden kierto. Jokaiselle laitekategorialle määritetään määrä ja hinta sekä uusintasykli. Osan hinnasta voi nähdä investointina, mutta suurin osa kannattaa budjetoida jatkuvaksi kuluksi. Tällöin kokonaisinvestointi on helpommin hallittava ja helpommin mukautettava, eikä teknologian uusimisesta synny ”yllättäviä lisäinvestointeja”. Yhtenäisen hankintamallin etuna jokaiselle toimipisteelle voidaan laskea selkeä kustannuserä.

Elinkaarimallilla toimivat laitteet

Rohkaisen siis harkitsemaan elinkaarimallia myös tulostusratkaisujen hankinnassa. Laitteiden ja niihin liittyvien palvelujen hinnat kannattaa pyytää erikseen, ja parempaan laatuun panostamalla säästetään elinkaarikustannuksissa.  

Lue lisää syklisestä hankintakulttuurista:Kuinka vältät AV-laitteiden investointiongelmat

Katso myös webinaaritallenne: Kuinka syklinen hankintakulttuuri tukee teknologiainvestointeja 

Terveisin,

Erkki Kondelin