Syklinen hankintakulttuuri ja Chromebookin elinkaari

Title

Syklinen hankintakulttuuri ja Chromebookin elinkaari

Helppokäyttöiset ja nopeat Chromebookit ovat suosittuja laitteita suomalaisissa kouluissa, ja uskon niiden suosion säilyvän myös jatkossa. Järkevän hankintahinnan lisäksi tarjolla on myös helppo tapa hallita isoja laitemääriä.

Olen seurannut Chromebookien tuloa vuodesta 2015 alkaen. Olemme nyt monien asiakkaiden kanssa tilanteessa, jossa Chromebookit on aika vaihtaa uusiin. Nopeasti on aika kulunut näidenkin laitteiden vanhetessa. Taisipa jossain jo käydä niin, että käyttöjärjestelmään ei enää saanut päivitystä. Yllättävä tilanne, johon olisi ollut syytä varautua ajoissa.

Vastuullinen elinkaari

Me 3steppiläiset käsittelemme jo merkittäviä määriä vuokralta palautuvia Chromebookeja. Niiden elinkaari ei kuitenkaan ole vielä ohi! Meillä asiakkailta palautuneet laitteet inventoidaan, tietoturvataan (kaikki vuokralta meille palautuneet laitteet käyvät läpi tietoturvausprosessin, joka on osa ISO 27001 sertifioitua tietoturvahallintajärjestelmäämme) ja kierrätetään käytettyjen laitteiden markkinoille.

Nostan jatkuvasti esille sen, että laitteen elinkaari pitäisi huomioida jo alkuperäisen hankinnan yhteydessä. Uskallan väittää, että Chromebookkien osalta edukas laitehinta on vaikeuttanut viestini läpimenoa. Laitemäärää on helppo vaan lisätä, eikä tietoturvaa nähdä tärkeänä. Moni ajattelee ja hyväksyy sen, että laite kestää 5–6 vuotta ja joku on jopa ääneen sanonut, että ”SER-kierrätykseen vaan elinkaaren lopussa”.

Edullisten tuotteiden osalta ei aina ”jakseta” miettiä elinkaarikustannuksia. On helpompi vertailla laitteita pelkän hankintahinnan perusteella. Ostohinnaltaan edullisin tuote ei kuitenkaan yleensä tule loppupeleissä halvemmaksi.

Elinkaarikustannuksien huomioiminen

Elinkaarikustannusten määrittelyn lähtökohtana on aina elinkaaren pituus. Lain mukaan valmistaja määrittelee laitteen käyttöiän, eli elinkaaren pituuden. Hankintahinta korreloi usein elinkaaren pituuden kanssa: laadukkaammista ja samalla kalliimmista osista valmistettu tuote kestää pidempään, jolloin valmistaja takaa sille pidemmän elinkaaren.

Elinkaarikustannukset saa selville, kun lisää hankintahintaan käyttöönotto- sekä elinkaaren aikana syntyvät huolto-, korjaus- ja varaosakustannukset. Ajatellaan esimerkkiä, jossa laitteen A hankintahinta on 250 euroa ja elinkaari 2 vuotta, kun taas laitteen B hankintahinta 500 euroa ja elinkaari 4 vuotta. Edullisemman laitteen hankintahinta ja käyttöönotto pitää siis laskea kahteen kertaan, jotta A on verrattavissa B:hen. Pidemmän elinkaarensa ansiosta kalliimpi laite on elinkaarikustannuksiltaan edullisempi, vaikka molemmille laitteille laskisi samat huolto-, korjaus- ja varaosakustannukset.

Toisaalta kalliimmassa laitteessa on todennäköisesti käytetty parempia komponentteja ja prosessoria, jne., jolloin sen huoltotarve saattaa olla vähäisempi. Tämä tietenkin vaikuttaa laitteen käyttökokemukseen.

Oppilaan kokemus – minkälainen laite?

Laitteiden hankinnan yhteydessä on tärkeää arvioida käyttötarpeen pituutta, sekä sitä, kuka laitetta käyttää ja miten. Oppilaalle laite on vain ”ikkuna palveluihin”, jotka ovat pääosin verkon kautta saatavilla. Laite on opiskeluväline. Se kulkee repussa mukana ja sitä käytetään paljon, joten laitteen ominaisuuksilla ja käytettävyydellä on suuri merkitys arjen ja opintojen sujumiseen.

Voidaanko edukkaalla laitteella taata oppilaalle sujuva käyttökokemus, samaa luokkaa kuin hiukan kalliimmalla Chromebookilla? Mitä saadaan lisää, jos laitteesta maksetaan vaikkapa 50 senttiä enemmän vuokraa kuukaudessa?

Mikä tahansa teknologialaite vanhenee aikanaan ja uusiin laitteisiin tulee uusia ominaisuksia. Silti ja sitä painokkaammin haluan vakuuttaa, ettei yhdenkään IT-laitteen paikka ole SER-jätteenä. Toinen käyttökohde ja omistaja löytyy lähes aina. Puolimiljoonaa uusiokäyttöön kierrättämäämme konetta olkoon tästä todisteena.

Hankintavinkit hyötyä tuottavaan kokonaisuuteen

Lopuksi haluan antaa muutamia vinkkejä, joiden avulla edetään kohti kustannustehokasta kokonaisuuden kehittämistä. Syklinen hankintakulttuuri on ajattelumalli, joka johdattaa hyvin suunniteltuun kokonaisuuteen. Sen olennaisin hyöty on budjetoinnin ja jatkuvuuden huomioiminen jo alkuperäisen hankinnan yhteydessä, olipa kyse Chromebookista, langattomista verkoista, irtaimesta käyttöomaisuudesta tai niiden muodostamasta kokonaisuudesta.

Laitteita ja toimitusprosesseja valittaessa hyviä valintakriteerejä ovat esimerkiksi:

  1. kestävyys kovassa käytössä; ruggeroitu laite, joka kestää iskujen vaikutukset ja jossa on roiskesuojattu näppäimistö
  2. akun kesto minimissään 10 tuntia
  3. Full HD -näyttö, resoluution tarkkuus
  4. riittävästi suorituskykyä sovellusten pyörittämiseen ja useiden avoinna olevien välilehtien pyörittämiseen
  5. sisäisen tallennustilan määrä
  6. liittimien määrä
  7. paino
  8. takuuehdot ja jatketun takuun hinta
  9. rikkinäisen chromebookin vaihtoprosessin nopeus ja sujuvuus

Investoitaessa Chromebookeihin kannattaa siis yhdistää tarpeet, mutta erotella laitteet, verkot palvelut ja niiden kierto. Kun hankinnan alussa määrittää laitemäärän ja hinnan, tulee huomioida myös uusintasykli. Osan hinnasta voi nähdä investointia, mutta suurin osa kannattaa budjetoida jatkuvaksi kuukausitason kuluksi. Tällöin kokonaisinvestointi on helpommin hallittava ja mukautettava. Teknologian uusimisesta ei synny ”yllättäviä lisäinvestointeja”, kun se on alusta asti osana kokonaissuunnitelmaa.

Lopuksi kannattaa selvittää myös laitteiden keskitetyn hallinnan edut. Sen avulla voi poistaa aikaa vieviä ylläpitotehtäviä, kuten ohjelmistojen asennuksia sekä yleisten asetusten määrityksiä ja päivityksiä. Järkevän hankintahinnan ja IT-elinkaarimallin tuomia mahdollisuuksia kannattaa miettiä myös one-to-one politiikan täyttämiseksi. Jokaiselle oppilaalle, tietystä luokka-asteesta eteenpäin, oma henkilökohtainen laite on kannatettava ajatus.

AddToAny