Kohti positiivista kehää – miten taklaan AV-laitteiden investointiongelmat

Title

Miten taklaan AV-laitteiden investointiongelmat

Kohti positiivista kehää – miten taklaan AV-laitteiden investointiongelmat

AV-laitteiden määrä niin organisaatioiden kuin kuntien ja kaupunkien käytössä on lisääntynyt merkittävästi ja tulee jatkossakin kasvamaan kiihtyvällä vauhdilla. Termillä ”AV” tarkoitan audiovisuaalista teknologiaa, eli kaikkia niitä laitteita, joiden tehtävä on välittää ääntä ja kuvaa. Esimerkiksi opetustilojen näytöt ja dokumenttikamerat, palvelupisteiden infoTV-näytöt sekä valtuustosalin ja liikuntahallin ääni ja kuva -järjestelmät ovat kaikki AV-teknologiaa.

Yksittäisten laitteiden hankinta harvoin muodostuu ongelmaksi, mutta esimerkiksi kuntatasolla, kun laitemäärä ja myös laitekirjo on mittava, laitteiden käyttö ja ylläpito sekä teknologian ajantasaisuudesta huolehtiminen saattaa aiheuttaa päänvaivaa.

Tämänkertaisessa blogikirjoituksessani nostan esiin muutaman yleisen ongelmakohdan ja tuon julki, miten me 3stepIT:nä asiaa lähestymme.

Kenen vastuulle AV-laitteet oikeastaan kuuluvat?

AV-laitteita hyödynnetään kutakuinkin jokaisella toimialalla ja digitaalisuuden edetessä näiden laitteiden rooli tulee laajentumaan entisestään. Ensimmäinen haaste muodostuu siitä, että tuntumani mukaan ainakin kuntapuolella hankintoja käsitellään jokaisella toimialueella erikseen, erillisillä hankkeilla. Tämä aiheuttaa tilanteen, jossa kunnan käytössä voi olla useita samankaltaisia, mutta eri toimittajilta hankittuja laitteita ja järjestelmiä. Tämä puolestaan vaikeuttaa sekä käyttöä että ylläpitoa. Erikseen hankittaessa myös lisenssikulut muodostuvat korkeammiksi. Näin ei synny eheää, tehokkaasti toimivaa tietoteknistä kokonaisuutta.

Toinen ongelmakohta muodostuu, kun AV-kustannukset sisällytetään osaksi rakennus- tai kunnostusurakkaa ja hankitut laitteistot mielletään osaksi tiloja. Urakan valmistuttua laitteistot eivät kuulu kenenkään vastuulle, vaikka ne edellyttävät jatkuvaa ylläpitoa ja aikanaan uusimista. Näin toimittaessa saattaa syntyä ”yllättäviä” menoja, joihin ei ole varauduttu ajoissa, sekä turhaa päänvaivaa käyttäjille.

Olipa kyse oppilaitoksesta, sairaalasta tai kaupungintalon aulasta, AV-teknologian kohdalla hankintatarve on sama: halutaan välittää tietoa. Tästä johtuen kunnan eri AV-tarpeita olisi järkevintä lähestyä kokonaisuutena. Tällöin AV-teknologia kuuluu tietohallinnon vastuulle. Tavoitteena tulisi olla eri toimialojen tarpeiden yhdistäminen yhdeksi ja helposti hallittavaksi toiminallisuudeksi.

Miten AV-teknologiasta saadaan täysi hyöty ja teho?

Hankintahinnan suhteen saavutetaan hyötyä, kun laitteiden ja ohjelmien hankinnat keskitetään samaan merkkiin ja malliin, sekä valmistajaan. Näin saavutetaan helpompi ylläpito ja käyttökokemuksen samankaltaisuus. Laitteita on tällöin helppo siirtää toimipisteestä toiseen, kun tilojen käyttötarkoitus ja teknologiatarpeet muuttuvat.

Kaikkein paras tehokkuus ja hyöty saavutetaan kuitenkin yhtenäisen toimintamallin ja toimintakulttuurin avulla. Laitteiden hinnat eivät loppujen lopuksi eroa merkittävästi toisistaan, kun ajatellaan kilpailutuksella saavutettavaa hyötyä. Kokonaiskustannuksissa saattaa kuitenkin ilmetä eroja, joten eri hankintamalleja kannattaa vertailla, kunhan ajatus tarvittavasta palvelusta ja palvelun sisällöstä on selkeä.

3stepIT:n syklisessä hankintakulttuurissa yhdistyy tarpeiden tuntemus, tarpeiden mukaan suunniteltu miljöö, ajantasainen laiterekisteri sekä laiterahoitus ja -vuokraus laitteet palveluna -mallin helppokäyttöisyyteen. Suurin ero ilmenee itse toiminnan aikana ja ilmenee käyttäjien tyytyväisyytenä sekä kustannusten laskemisena ylläpidosta ja tuesta.

AV-teknologia ei ole ikuista; tänä päivänä suositellaan pääosin neljän vuoden kiertoa. Tämä tulee ottaa huomioon jo ensimmäisen hankinnan aikana. Toimintamallissamme laitteiden suunnitelmallinen uusiminen ja vanhojen laitteiden vastuullinen kierrätys on keskiössä, lisäksi varmistetaan, että tulevat investoinnit ovat suunnitelmallisesti johdettuja.

Yksittäisistä investoinneista kohti kokonaisuuden kehittämistä

Kuntatasolla investointien läpivieminen vie paljon aikaa ja kesken budjettikauden ilmaantuvat yllättävät investointitarpeet ovat aina hankalia. Käykö teille koskaan niin, että kehitystyöhön varattu aika kuluukin uusien investointien junailuun?

Syklinen hankintakulttuuri on koko organisaation läpäisevä palvelu, joka perustuu hyvin suunniteltuun ja järjestettyyn kokonaisuuteen. Syklisen hankintakulttuurin tuottama arvo ja hyöty on budjetoinnin ja jatkuvuuden huomiointi jo alkuperäisen hankinnan yhteydessä, olipa kyse IT-teknologiasta, irtaimesta käyttöomaisuudesta tai niiden muodostamasta kokonaisuudesta.

Investoitaessa AV-teknologiaan kannattaa siis yhdistää eri tarpeet, mutta erotella laitteet, ohjelmat ja niiden kierto. Jokaiselle laitekategorialle määritetään määrä ja hinta sekä uusintasykli. Osan hinnasta voi nähdä investointia, mutta suurin osa kannattaa budjetoida jatkuvaksi kuluksi kuukausitasolla. Tällöin kokonaisinvestointi on helpommin hallittava ja helpommin mukautettava, eikä teknologian uusimisesta synny ”yllättäviä lisäinvestointeja”. Yhtenäisen hankintamallin etu on myös se, että jokaiselle toimipisteelle voidaan laskea selkeä kustannuserä.

Syklinen hankintakulttuuri varmistaa myös suunnitellun vaihtovälin toteutumisen. Olkoon tämä neljä vuotta tai viisi vuotta. Organisaatiot ovat todenneet meille haastatteluissa seuraavasti: ”Olemme ostaneet laitteet omaksi ja olemme suunnitelleet ne uusittavaksi viiden - seitsemän vuoden välein, riippuen teknologian kehittymisvauhdista ja varallisuustilanteesta. Monesti uusinnat kuitenkin viivästyvät ja laitteet ovat käytössä yli suunnitellun käyttöajan. Olemme menettäneet yhteyden laitetarpeiden, uusinnan ja budjetoinnin väliltä. Seurauksena korjausvelkamme on kasvanut ja investointi on ollut entistä vaikeampaa.”

Tämän ”mollivoittoisen kehän” pystymme kääntämään positiiviseksi kehäksi...;-) Kääritäänkö hihat ja laitetaan 3stepIT:n asiantuntijat töihin?

Terveisin,

Eeka

AddToAny