Vältä it-laitteiden hankintojen sudenkuopat

Title

It-laitteiden hankintojen sudenkuopat

It-laitteiden hankinnat ovat it:n ja hankintatoimen peruskauraa: hankkeet tulisi toteuttaa aikataulussa, asiantuntevasti ja kustannustehokkaasti. Kuitenkin yli kolmannes it-laitteiden hankintahankkeista koetaan jollain tapaa epäonnistuneiksi.

Mitkä ovat hankintojen yleisimmät sudenkuopat ja kuinka välttää ne?

Hankinnan ymmärrysvaje

Laitehankinnat eivät ole yksinkertaisia päätöksiä. Muuttujia on laitekokoonpanoista aina toimittajiin ja vuokra-ajoista rahoitusratkaisuihin, loppukäyttäjien erilaisista tarpeista puhumattakaan. Kokonaisuuden optimointi ja kilpailuttamisen valmistelu vaatii perehtymistä ja toimivaa kommunikointia eri osapuolien kanssa. Resursseja on usein liian vähän, eivätkä toimittajat aina ymmärrä tarpeita ja tavoiteltuja bisneshyötyjä.

Selvitysten mukaan it-laitehankintojen haasteet ovat*

  1. todellisten tarpeiden muuttaminen sopiviksi hankinnoiksi tehokkaasti
  2. aikataulussa pysyminen
  3. selkeä viestintä

Näissä epäonnistutaan liian usein ja todelliset vaikutukset näkyvät vasta hankintojen päätyttyä. Ilman onnistunutta kilpailutusta ja elinkaaren hallintaa on myös epätodennäköisempää, että haluttuja hyötyjä saavutetaan.

Tuota arvoa – koko it-laitteen elinkaaren ajan

Hankintapalapelin päänvaiva ratkeaa nostamalla tärkeimmät kriteerit ensimmäisiksi: saavutettu ja mitattava bisneshyöty, laitevaihtoihin käytetyn työajan säästö ja käyttäjien tyytyväisyys sekä lopulta edullisemmat käytön kokonaiskustannukset. Tyypillisesti it-laitteen elinkaaren kustannuksista 80 % muodostuu elinkaaren aikana, ja ainoastaan 20 % kilpailutus- ja hankintavaihteessa.

Arvon tuottaminen näkyy bisneksen tavoitteiden lisäksi käyttäjille yrityksen tietokoneiden ja laitteiden käytön ongelmien vähyytenä. Sopivilla laitteilla ilman häiriöitä sujuvasti työskentelevä työntekijä on mitatusti myös tyytyväisempi ja motivoituneempi.

Yksinkertaista, optimoi ja kehitä

Jokainen it-laitteiden hankinta luo oman osansa käytännön päivittäiseen laitetyöhön. Useimmat nykyiset toimintamallit ovat parhaimmillaankin kokoelma vuosien saatossa eri hankkeista kertyneitä käytäntöjä.

Joskus väliaikaisesta tulee pysyvää, ilman että on mietitty kokonaistehokkuutta.

Onnistunut hankintaprosessi ottaa kantaa myös it-laitteen vaihtoprosesseihin: miten voin minimoida tehtävät päätökset? Miten voin varmistaa, automatisoida ja taata sujuvat laitevaihdot ja laitepäivitykset? Miten tiedän laitteiden tilan, käytön, sijainnit ja kustannukset?

Laitteiden elinkaari koostuu valmistelusta, rahoituksesta, hankinnasta, käytöstä ja vaihdosta – ja jokainen näistä vaiheista täytyy kuitenkin toteuttaa. Miksei siis optimoida niitä kerralla, yhteensopivasti ja kokonaiskuluja halliten?

Yksinkertaistaminen onnistuu parhaiten, kun prosessin osia ei pilkota tavalla, joka lisää päätöksien ja päivittäisen työn määrää. Hankinta on osa it-prosessia, jonka pitäisi rullata sujuvasti koko ajan, tuoden bisneshyötyjä ja säästöjä.

Katse it-laitteen elinkaareen

Helpoin tapa saada hankinta- ja sitä seuraava laitteen käyttöprosessi yksinkertaisemmaksi, on sisällyttää it-laitteen elinkaarenhallintaan palveluita.

Näin it-laitteen hankinnasta tulee laajempi kokonaisuus, jossa huomiota ei kiinnitetä vain yksittäiseen kilpailutus- ja tilaushetkeen. It-laitteen elinkaaresta tulee optimoitava kokonaisuus, jossa asiakas ja palvelutoimittaja jatkuvasti kehittävät toimintaa, ja vaikuttavat sekä käytönaikaisiin kustannuksiin että laitteiden jäännösarvoihin. Näin päivittäistä päänvaivaa ja yllättäviä kuluja tulee vähemmän.

It-laitteiden ostamisen kysymyslistaa

Hankinnan optimointi alkaa muutamalla kysymyksellä

  1. Kuinka kilpailutan ja koordinoin eri it-laitteiden toimittajia siten, että organisaation ydintoiminta ei häiriinny?
  2. Miten takaamme sujuvan hankinnan ja laitepäivityksen ilman että se vie kohtuuttomasti aikaa ja resursseja?
  3. Miten tehdyt valinnat vaikuttavat kokonaiskuluihin ja loppukäyttäjien tyytyväisyyteen?
  4. Kannattaako it-laitteet ostaa omaksi vai vuokrata, ja kuinka paljon arvotan palveluiden osuutta?

Tietokoneiden hankinnan ja laitepäivitysten hoitaminen

Optimaalinen ratkaisu yrityksen tietokoneiden hankinnoista rakennetaan aina tarpeen ja elinkaaren mukaan. Esimerkkinä elinkaaren hallinnasta on Microsoft Windows 10 laitepäivityksen hoitaminen tekemällä joko kerralla iso rollout tai vaihtoehtoisesti yrityksen tietokoneet voidaan päivittää uudempaan versioon yksi kerrallaan.

Yritysten suosimat tietokonevalmistajat kuten esimerkiksi Dell, HP ja Lenovo tekevät kaikki malleja, joiden elinkaari voidaan määritellä 2-3 vuoden mittaiseksi.  Kun tietokoneen ja it-laitteen elinkaari on sopiva, käytetyt tietokoneet voidaan ottaa uudelleenkäyttöön muualla yrityksen oman käytön jälkeen. Käytöstä poistuvat tietokoneet eivät näin ole e-jätettä eikä niiden osalta tarvitse huolehtia SER-kierrätyksestä, vaan niiden jäljellä oleva arvo voidaan käyttää tehokkaasti yrityksen hyväksi.

**

Osallistu webinaariin 24.8.2017, jossa kerromme mitä it-laitteiden vuokraus nykypäivänä parhaimmillaan mahdollistaa.
Kerromme, kuinka it-laitteiden vuokraamisella voi välttää pahimmat it-laitteiden hankinnan sudenkuopat. Ja kuinka järkevällä hankinnalla varmistetaan myös tehokas laitteiden elinkaariprosessi, josta syntyy arvoa, säästöjä ja tyytyväisempää käyttöä.
Lue lisää ja ilmoittaudu tästä >>

**

* Ohjelmistoyrittäjien ja Mercuri Internationalin selvitys it-laitehankintojen haasteista

AddToAny