Pilottiprojektien opit viitoittavat suuntaa

Title

Pilottiprojektien opit viitoittavat suuntaa ketterän toimintamallin luomiselle ja kehittämiselle

Pilottiprojektien opit viitoittavat suuntaa ketterän toimintamallin luomiselle ja kehittämiselle

Olemme lähteneet rakentamaan uutta, yhteistä toimintamallia, joka mahdollistaa kehityshankkeidemme tehokkaan toteuttamisen, tukee näin strategiamme todeksi tekemistä ja tavoitteidemme saavuttamista. Malli pohjautuu ketterän kehittämisen viitekehykseen.

Uuden ketterän toimintamallimme rakentaminen käynnistyi huhtikuussa 2020 kolmella pilottiprojektilla. Aloitimme samalla blogisarjan, jonka kautta sinäkin pääset seuraaman kehitysprojektimme etenemistä ja niiden kerryttämiä oppeja. Sarjan ensimmäinen osa, Rohkeasti kokeillen rakennetaan uutta toimintamallia ja yrityskulttuuria, julkaistiin toukokuussa. Kirjotus valotti hankkeen tavoitteita ja taustoja sekä nosti esiin ensimmäisen kuukauden tärkeimmät opit.

Nyt olemme koostaneet blogisarjan toiseen osaan kolmen pilottihankkeemme aikana syntyneitä ahaa-elämyksiä projektitiimeissä eri rooleissa toimineilta henkilöiltä. Peilaamme keskeisiä oppeja myös hypoteeseihin, jotka asetimme toimintamallimme kehittämisen lähtökohdiksi:

Hypoteesi 1: asiakkaalle arvoa kasvattavat kehitysideat saadaan toteutettua nopeammin.

Hypoteesi 2: näkyvyys käynnissä oleviin kehityshankkeisiin lisääntyy.

Hypoteesi 3: meidän pitää rakentaa ketterä toimintakulttuurimme itse.

Hypoteesi 4: uuden toimintamallin pohjana on hyvä olla viitekehys ja coach tukemassa muutosta.

Hypoteesi 5: asiantuntijoiden osallistaminen uuden työskentelytavan luomiseen kasvattaa merkityksellisyyttä ja sitoutumista.

Hypoteesi 6: opimme tekemällä ja kokeilemalla; koko organisaation osaaminen sekä ymmärrys tulevaisuuden osaamistarpeista lisääntyy.

Hypoteesi 7: rakennamme pilotoinnin kautta kulttuuriamme sekä yhteistä kieltä ja työkaluja.

Hypoteesi 8: oppimisen, oivaltamisen ja osaamisen kasvun myötä kehitämme kulttuuriamme.

Oppi 1: ennakkoluulottomuus ja aktiivinen osallistuminen luovat parhaat edellytykset oppimiselle
”Uusi toimintamalli vaatii kärsivällisyyttä, sitoutumista ja toistoa. Toimintamallia ei voi tuoda yritykseen valmiina, mutta viitekehys mallille, jonka me itsellemme rakennamme, voidaan”, pohtii Emilia Vento, scrum master sosiaalisen vastuun pilottihankkeesta.

Oppi tukee hypoteesia 3, ketterä toimintakulttuuri tulee rakentaa itse.

”Uuden mallin sisäistää parhaiten, kun sen vaiheet on itse käynyt läpi useamman kerran. Kaikilla pitää olla ymmärrys siitä, että tavoitteena on oman itsensä, työryhmän ja yhteisen mallin kehittäminen”, kertoo Asta Virtanen, joka toimi niin ikään scrum masterin roolissa sosiaalisen vastuun pilottihankkeessa.

Oppi 2: yhteinen toimintatapa opitaan yhdessä kokeillen
”Uutta toimintamallia rakentaessa matka on vähintään yhtä tärkeä kuin määränpää. Valmista mallia ei synny yhdessä tai kahdessa päivässä oppikirjan perusteella. Olemme pitäneet projektitiimimme kesken lukuisia palavereita, haastettu toisiamme, onnistuttu ja otettu harha-askelia”, kertoo Janne Havukainen, joka toimi content ownerin roolissa palvelujen tuotteistamisen pilottihankkeessa. ”Näin jälkeenpäin voi sanoa, että yhteinen ymmärrys on kasvanut valtavasti”, hän lisää.

”Sen lisäksi että, eri arvopakettien läpivieminen on opettanut minua henkilökohtaisesti, myös tiimimme on kehittynyt jatkuvasti. Ero siihen, miten toimimme projektin alussa ja miten toimimme nyt, on huomattava!” iloitsee sosiaalisen vastuun pilottihankkeen osallistuja Essi Torkkeli.

Oppi tukee hypoteesia 6, opimme kokeilemalla ja koko organisaation osaaminen lisääntyy.

Oppi 3: positiivinen kehä johtaa ymmärryksestä innostukseen
”Projektitiimiimme osallistujien ymmärrystaso vaihteli alussa paljon. Yhteiset työpajat loivat yhteistä kieltä, mikä mahdollisti yhdessä oppimisen ja organisaation kollektiivisen osaamisen lisääntymisen. Osaamisen lisääntyminen näkyi selkeästi myös rohkeutena osallistua aktiivisemmin”, kuvailee Jani Bäck, healthcare pilottiprojektin content owner.

Oppi tukee hypoteesia numero 7 yhteisen kulttuurin, kielen ja työkalujen rakentamisesta pilotoinnin kautta.

Oppi 4: rohkeasti kokeilemalla löytyy sopivin toimintatapa
”Rakenteiden omaksuminen ja uusien työskentelytapojen oppiminen oli keskeisessä roolissa toimintaa käynnistäessä. Tiimimme scrum master auttoi meitä keskittymään sisältöihin ja kehittämiseen. Hän fasilitoi keskustelua ja huolehti ketterän kehityksen mukaisten rakenteiden toteutumisesta”, kiittelee Jani Bäck.

Tomi Jusslin, healthcare pilottiprojektin scrum master, jatkaa tästä: ”Oli mukava huomata, että myös pitkään talossa olleet olivat myös halukkaita oppimaan uusia toimintatapoja, sekä jakamaan omaa osaamistaan meille muille. Kaikki lähtivät rohkeasti kokeilemaan uusia toimintatapoja ja niistä löydettiin sitten omalle projektitiimille sopivimmat.”

Oppi tukee hypoteesia numero 8: oppimisen, oivaltamisen ja osaamisen kasvu kehittää kulttuuria.

Oppi 5: selkeä viitekehys auttaa keskittymään
”Koimme tiimissämme viitekehityksen tuoneen selkeät raamit tekemiselle. Kun tekeminen oli suunniteltu ja sovittu etukäteen, tiimi osasi valmiiksi asennoitua tiettyyn aiheeseen. Pystyimme myös toimimaan tehokkaammin, kun suunnittelimme tekemisen yhdessä, arvioimme aikaansaannoksiamme ja mietimme, miten voisimme parantaa tiimimme toimintaa”, kertoo Tomi Jusslin.

Oppi tukee hypoteesia 4, toimintamallin pohjana on hyvä olla valmis viitekehys.

Oppi 6: osallistuminen sitouttaa
”Oli ilo huomata, kuinka mahdollisuus osallistumiseen lisäsi sitoutumista yhteiseen tekemiseen. Kuulluksi tuleminen on tärkeää ja siksi keskustelua on hyvä käydä aluksi hyvinkin laajan sidosryhmän kanssa”, huomioi Jani Bäck.

Emilia Vento on samalla linjalla: ”Viikkosuunnittelussa on tärkeää osallistaa tiimin jäsenet tunnistamaan itse tehtävät, jotka he tulevat seuraavan viikon aikana tekemään; niiden ei tule tulla annettuna. Tähän liittyen olen itse joutunut opettelemaan hiljaisuuden sietämistä.”

Oppi tukee hypoteesia numero 5, osallistaminen kasvattaa merkityksellisyyttä ja sitoutumista.

Oppi 7: panosta suunnitteluun ja huomioi sidosryhmät
”Varasimme projektiryhmälle yhteistä työskentelyaikaa 3 kk eteenpäin. Tämä mahdollisti sen, että työt etenivät sovitussa aikataulussa”, kertoo Janne Havukainen. ”Kun konseptin laatii huolellisesti, toteuttaminen on helpompaa; kokonaisuus on jo valmiiksi mietitty ja purettu osiin. Tällä pystytään  myös minimoimaan sidosryhmien ajankäyttö”, hän jatkaa.

Oppi tukee hypoteesia 1, asiakkaalle arvoa kasvattavat kehitysideat saadaan toteutettua nopeammin.

Tähtäimessä ketterästi kehittyvä ja yhdessä oppiva kulttuuri

Kuten kaiken uuden opettelussa, myös yhteisen toimintamallin työstäminen on ajoittain haastavaa ja vaatii epävarmuuden sietämistä. Ensimmäisen kuukauden aikana kertyneet opit koskivatkin pitkälti käynnistämisvaiheen haastavuutta ja onnistumisen edellytyksiä. Nyt kun olemme edenneet hieman pidemmälle, on hieno huomata kuinka oppimisen ilo ja yhdessä tekemisen voimistava vaikutus alkavat jo nousta esiin.

Katso hankeemme pilottitiimien yhteisen retron projektitason opit ja palaa sarjan ensimmäiseen osaan: Rohkeasti kokeillen rakennetaan uutta toimintamallia ja yrityskulttuuria

Palaamme syksyn käynnistyessä uudelleen asiaan, siihen saakka: mukavaa kesää!

AddToAny