Uutinen 7.2.2017 - Vuokraus ja rekisterit varmistavat tehokkuuden ja seurannan

Julkisen sektorin irtaimen käyttöomaisuuden hallinnointi tehostuu

Title

Julkisen sektorin irtaimen käyttöomaisuuden hallinnointi tehostuu – vuokraus ja rekisterit varmistavat tehokkuuden ja seurannan

KL-Kuntahankinnat Oy valitsi 3 Step IT Oy:n irtaimiston leasingin sopimustoimittajaksi lokakuussa 2016. 3 Step IT on myös it-laitteiden vuokrauksen ja vuokraukseen liittyvien elinkaaripalveluiden sopimustoimittaja KL-Kuntahankinnoille. Sopimuksen myötä irtaimiston hankinta tehostuu julkisella sektorilla, sillä KL-Kuntahankintojen ansiosta kuntaorganisaatiot voivat liittyä Irtaimen käyttöomaisuuden leasing -sopimukseen ilman omaa kilpailutusta. Samalla it-laitteiden leasing-prosessien ja laiterekisterin parhaat käytännöt ovat hyödynnettävissä kaikessa vuokrattavassa irtaimessa käyttöomaisuudessa.

”Omaisuuden käyttöoikeus omistamisen sijaan on julkisen sektorin hankinnoissa selkeä valtavirta. Julkisella sektorilla tehostetaan jatkuvasti hankintatoimea ja rahoitussuunnittelua, ja nyt vuokrataan erityisesti oppimistilojen kalusteita, terveydenhuollon laitteita ja jopa aurinkosähkövoimaloita”, 3 Step IT:n julkisen sektorin asiakkuusjohtaja Erkki Kondelin kertoo.

Laitteiden ja niiden elinkaaren hallinta mahdollistaa kustannussäästöjä ja tehokkuutta. Esimerkiksi lääkintä- ja terveydenhuollon laitteiden hallinta on nousemassa merkittävään rooliin sote-uudistuksen kustannustehokkaassa läpiviennissä. Terveydenhuollon laitteisiin lasketaan kaikki kuumemittareista leikkauspöytiin, ja esimerkiksi sairaalasänkyjä on Suomessa eri organisaatiossa jo kymmeniä tuhansia. Kaikista laitteista täytyy dokumentoida useita tietoja koko niiden elinkaaren ajan aina käytöstä poistoon asti. Tällaisia asioita ovat muun muassa tiedot laitteen omistuksesta, käyttöohjeet, turvallisuuteen liittyvät dokumentit, käyttöönottoaika, huollot, korjaukset ja laitteen poisto. Dokumentoinnilla ennaltaehkäistään erilaisten ongelmien syntymistä ja vähennetään laitteisiin liittyvien väärinkäytösten riskiä.

3 Step IT:n prosessiosaaminen ja laiterekisteri tukee irtamiston hallintaa. Rekisteri integroidaan tarvittaviin huoltorekistereihin ja luodaan sähköinen järjestelmä, jossa jokainen irtaimiston esine, sen tekniset ja taloudelliset tiedot yhdistettynä elinkaaren vaiheisiin ovat asiakkaan käytettävissä.

Digitalisaatio haastaa tuttuja toimintatapoja – koulujen ja soten irtain keskiössä

Kaikissa julkisen sektorin muutoksissa irtaimen käyttöomaisuuden hallinnointi on tehokasta silloin, kun koko toimintaketju budjetoinnista eteenpäin laitteista luopumiseen asti on keskitetysti hallinnassa. Tämä tulee helpottamaan tilannetta, jossa vuokrasopimukset ja laitteet siirtyvät kunnilta perustettavan soten ja maakunnan omistukseen 31.12.2018 mennessä. Mitä enemmän organisaatiolla on laitteita käytössä, sitä helpompaa siirrot on tehdä leasingin toimintamallia hyödyntäen.

"Digitalisaatio on merkittävä julkisen sektorin toimintaan vaikuttava megatrendi. Leasing-sopimuksilla ja niihin liittyvillä sähköisillä prosesseilla pystytään helposti taklaamaan tietynlaiset laitteiden hallinnan sudenkuopat, joissa on ollut epäkohtia”, Erkki Kondelin kertoo.

”Vuokraamisen positiivinen vire on edelleen nousussa. Esimerkiksi koulumaailmassa uudet oppimisen muodot ja opiskelutilat kohtaavat vaatimuksia uuden opetussuunnitelman johdosta – muun muassa pulpettien arvioidaan olevan pian historiaa”, Kondelin jatkaa.

Irtaimen käyttöomaisuuden vuokrauksen muistilista

  • Leasing on KL-Kuntahankintojen kilpailuttamana rahoitusratkaisu irtaimiston hankinnoille.
  • Leasing helpottaa irtaimistoluettelointia sekä prosessien kehittämistä.
  • Irtain käyttöomaisuus, jonka elinkaari on 4–8 vuotta, kannattaa vuokrata.
  • Irtaimen käyttöomaisuuden hallinnointi on tehokkainta silloin, kun koko toimintaketju budjetoinnista laitteista luopumiseen saakka on keskitetysti hallinnassa.
  • Koko irtain käyttöomaisuusmassa on hyvä olla samassa keskitetyssä rekisterissä, jossa on näkymä myös omistettuihin ja muualta vuokrattuisiin laitteisiin.
  • Laiteseurantaa kannattaa tehdä hallintokunnittain, toimipisteittäin, kustannuspaikoittain ja jopa käyttäjittäin.
  • Kulujen kohdistaminen oman organisaatiorakenteen mukaisesti tulee olla yksinkertaista
  • Laiteseurannan tieto pitää olla ajantasaista ja helposti hyödynnettävissä.

Irtain käyttöomaisuus tarkoittaa noin 500–10 000 euron arvoisia tuotteita ja laitteita, joiden käyttöikä on 4–8 vuotta. Tällaisia ovat yleensä kuluksi kirjattavia laitteita, jotka pitäisi kirjata kalustoseurantaan. Myös yli 10 000 euron investoinnit, kuten esimerkiksi sairaalakalusteet, terveydenhuollon laitteet, hälytysjärjestelmät, energian ja voimansiirron laitteet, työkoneet, toimistokalusteet sekä koulujen ja päiväkotien kalusteet, on mahdollista vuokrata esimerkiksi kuudesta kahdeksaan vuoteen.

Lisätietoja:    
Erkki Kondelin, julkisen sektorin asiakkuusjohtaja, 3 Step IT, p. 044 547 4422, erkki.kondelin@3stepit.com

 Osallistu webinaariin 16.3.2017 ja kysy lisätietoja, ilmoittaudu tästä >>

AddToAny